Manual / Hub
ハブを社内ナレッジ化する
FAQ・営業資料・議事録をまとめ、AIに社内情報を確認できる状態を作る
このマニュアルでできること
PromnyAIのハブは、資料をまとめてAIに質問できるワークスペースです。社内ナレッジ用に整えると、営業資料、FAQ、マニュアル、議事録、過去の提案内容などをもとに、必要な情報をすぐ確認できる場所になります。
ここでは、ハブを「社内の質問箱」として使うための作り方、登録する資料の選び方、質問例、更新ルールを説明します。
社内ナレッジ用ハブに向いている資料
まずは、日常的に何度も確認される資料から入れるのがおすすめです。最初からすべてを登録しようとせず、よく聞かれる内容に絞ると運用しやすくなります。
- よくある質問：料金、納期、対応範囲、契約条件、サポート内容など
- 営業資料：サービス説明、提案資料、比較表、導入事例など
- 社内マニュアル：初期対応、作業手順、確認項目、社内ルールなど
- 議事録・打ち合わせメモ：案件ごとの経緯、決定事項、次回対応など
作成前に決めること
ハブは、目的を絞るほど回答が安定します。社内ナレッジ用でも、1つのハブに何でも入れるより、用途別に分ける方が使いやすくなります。
- 誰が使うか：営業担当、店舗スタッフ、制作担当、管理者など
- 何を聞く場所にするか：サービス説明、顧客対応、業務手順、案件情報など
- どの資料を正とするか：古い資料と新しい資料が混ざらないようにする
- 誰が更新するか：月1回、またはサービス変更時に見直す担当を決める
社内ナレッジハブの作り方
- サイドバーから「ハブ」を開く
- 右上の「新規作成」を押す
- ハブ名に「社内FAQ」「営業ナレッジ」「制作マニュアル」など、用途が分かる名前を入れる
- 説明欄に「誰が・何を確認するためのハブか」を書く
- カラーを選び、保存する
- 詳細画面で「ファイルを追加」を押し、資料を登録する
- 質問欄から、登録資料をもとに回答できるか確認する
ハブ名は、あとから一覧で見たときに迷わない名前にします。「社内用」だけでは範囲が広すぎるため、「営業FAQ」「新人向け業務手順」「Aサービス提案資料」のように具体化してください。
資料登録のコツ
- 1ファイル1テーマに分ける：料金、導入手順、FAQなどを分けると、あとで更新しやすくなります。
- 古い資料を混ぜない：料金や仕様が変わった資料は、最新版だけを登録します。
- タイトルを分かりやすくする：「2026年5月_料金表」「営業FAQ_初回提案用」のように、内容と用途が分かる名前にします。
- 長すぎる資料は分割する：1つのPDFに何十ページも入っている場合は、章ごと・用途ごとに分けると回答精度が安定します。
PDFやWordを登録する前の整理方法は、PDF・Wordを登録する前にも参考にしてください。
質問例
社内ナレッジハブでは、「資料を探す」よりも「AIに聞く」使い方をします。次のように、目的を添えて質問すると回答が使いやすくなります。
- 新規のお客様に、サービス内容を200文字で説明してください。
- 料金について聞かれたときの返信文を、やわらかい表現で作ってください。
- 新人スタッフ向けに、初回対応の流れをチェックリストにしてください。
- このお客様に提案する前に確認すべき注意点を3つ挙げてください。
「ビジネス情報を活用」との使い分け
ハブ内の資料だけでなく、PromnyAIに登録済みのAI学習データも合わせて使いたい場合は、「ビジネス情報を活用」をONにします。
たとえば、ハブには「営業FAQ」を入れ、AI学習データには「会社概要」「ブランドトーン」「サービスの強み」を登録しておくと、事実確認と自社らしい表現を両方反映しやすくなります。
更新ルールを決める
社内ナレッジは、作って終わりではありません。古い情報が残ると、AIの回答も古くなります。次のルールを決めておくと安心です。
- 月1回見直す：料金、キャンペーン、対応範囲に変更がないか確認します。
- 変更時に差し替える：資料を更新したら、古いファイルを残さず最新版に差し替えます。
- 公開前に人が確認する：価格、契約条件、固有名詞は必ず人の目で確認します。
注意点
- 個人情報、機密情報、契約上扱いに注意が必要な情報は、社内ルールに沿って登録可否を判断してください。
- AIの回答は下書き・確認補助として使い、正式な回答や契約条件は必ず原本資料で確認してください。
- 似た内容の資料を複数登録すると、古い情報と新しい情報が混ざることがあります。最新版を1つに絞る運用がおすすめです。